Eine wesentliche Voraussetzung für mobile Arbeit und Homeoffice ist die Mobilität der Arbeitsmittel, d.h. Arbeitsmittel müssen flexibel und dürfen nicht an einen bestimmten Ort wie den Arbeitsplatz im Betrieb gebunden sein. Doch wie müssen diese Arbeitsmittel im Unterschied zu einem stationären PC beschaffen sein; was gilt es zu beachten? Gleichzeitig befindet sich der Arbeitsplatz bei mobiler Arbeit nicht mehr im Betrieb. Die Einrichtung eines mobilen Arbeitsplatzes obliegt nicht mehr ausschließlich dem Arbeitgeber, sondern fällt größtenteils in die Verantwortung der Beschäftigten. Diese stehen somit vor der Frage, wie ein ergonomisch eingerichteter Arbeitsplatz aussieht und was es zu beachten gilt.
Rechtlicher Rahmen
Gesetze
Arbeitsmittel
Auf Ebene der geltenden Gesetze ist hier insbesondere die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) relevant:
- Grundsätze der Ergonomie sind auch auf Bildschirmarbeitsplätze, die erforderlichen Arbeitsmittel sowie Informationsverarbeitung anzuwenden (ArbStättV: Ergänzende
Anforderungen und Maßnahmen für besondere Arbeitsstätten und Arbeitsplätze, vgl. (Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) 2018)
- Anforderungen
an tragbare Bildschirmgeräte (vgl. Anhang 6.3 der ArbStättV)
- Der Arbeitsaufgabe entsprechende Größe, Form und Gewicht
- Bildschirme müssen reflexionsarme Oberflächen besitzen
- Bildschirmgeräte mit integrierter Tastatur (Laptop, Tablet, Smartphone) dürfen nur kurzzeitig verwendet werden oder wenn die Arbeitsaufgabe nicht mit anderen Bildschirmgeräten ausgeführt werden kann
Stadtwerke Heidelberg: BV Tele- und Heimarbeit
- PC wird von SWH gestellt; SWH ermöglicht remote-Zugriff
- Büroausstattung (z.B. Schreibtisch und Bürostuhl) und technische Voraussetzungen (Internet DSL 2000 oder mehr) liegen in der Verantwortung der Beschäftigten
Arbeitsplatz
Hinsichtlich gesetzlicher Regelungen zur Ausgestaltung von mobilen Arbeitsplätzen ist es entscheidend, ob der Arbeitgeber die Arbeitsplätze einrichtet oder nicht.
Telearbeitsplätze sind vom Arbeitgeber fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten mit vereinbarter wöchentlicher Arbeitszeit, sowie Art und Dauer der Einrichtung (vgl. Auszüge aus § 2, (7) ArbStättV). Anders als mobile Arbeit unterliegen sie der Arbeitsstättenverordnung.
Die Arbeitsform des Mobilen Arbeitens (auch als mobile Telearbeit oder Mobile Office bzw. Mobile Work bezeichnet) ist bisher nicht gesetzlich definiert: „‘Mobiles Arbeiten‘ [oder auch das Arbeiten im Homeoffice] (gelegentliches Arbeiten von zuhause aus oder während der Reisetätigkeit, Abrufen von Emails nach Feierabend außerhalb des Unternehmens, Arbeit zuhause ohne eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz usw.) unterliegt nicht der ArbStättV; es handelt sich dabei nicht um Telearbeit im Sinne der Verordnung.“ (Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) 2018, S. 50)
Folgende Regelungen und Gesetze kommen bei der Ausgestaltung mobiler Arbeitsplätze zur Anwendung:
- Heimarbeitsgesetz (HAG) § 10 und § 11: Auch bei Telearbeit müssen Vorschriften zum Arbeitszeitschutz eingehalten werden.
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) zu Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten gilt auch im Homeoffice uneingeschränkt. (siehe: http://www.bmas.de/DE/Service/Gesetze/arbeitsschutzgesetz.html).
- Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) gilt bei Telearbeitsplätzen nach §2 Abs. 7 ArbStättV. Die Bildschirmarbeitsplatzverordnung tritt im Zuge der Novellierung der Arbeitsstättenverordnung 2016 als alleinige Regelung außer Kraft und ist als Anhang 6 „Maßnahmen zur Gestaltung von Bildschirmarbeitsplätzen“ in die Arbeitsstättenverordnung integriert.
Arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse und Gestaltungsansätze
Arbeitsmittel
Die Ergonomie mobiler Arbeitsmittel unterscheidet sich von der Ergonomie stationärer Geräte insbesondere hinsichtlich der optimalen Beschaffenheit von Bildschirm, Tastatur und Maus unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Geräte (Laptop, Smartphone, Tablet). Folgende praktische Empfehlungen helfen bei der belastungsoptimierten Gestaltung mobiler Arbeitsmittel (DGUV 2015).
Bildschirme
- Reflexionen führen zu Ablenkungen, Ermüdung der Augen und Stressbelastungen. Daher sollten matte, so genannte Anti-Glare-Displays, eingesetzt werden. Zusätzlich können reflexionshemmende Displayfolien genutzt werden.
- Bildschirmgröße: bei Laptops und Tablets mindestens 10 Zoll, wenn möglich auch mehr; Mini-Tablets (meist 7 Zoll) sind für den beruflichen Einsatz in der Regel ungeeignet; Smartphones: mindestens 3,5 Zoll
- Leuchtdichte: mindestens 400 cd/m2 (Candela pro Quadratmeter)
Tastaturen
- Externe Tastaturen bieten eine individuelle Anpassung und damit eine bessere Ergonomie
- Tastenflächen der Laptops sollten Kantenlängen oder Durchmesser von 12 mm bis 15 mm und Tastenmittenabstände von 18 mm bis 20 mm aufweisen.
- Funktionstasten und Funktionsblöcke sollten sich deutlich abheben.
- Eine Positivdarstellung der Zeichen auf der Laptop-Tastatur, d.h. dunkle Zeichen auf hellem Grund, schont die Augen; Oberfläche sollte matt und reflexionsarm sein.
- Bei virtuellen Tastaturen, z.B. im Tablet oder Smartphone,
- auf die Qualität der Tastatur achten
- Eingabestifte nutzen
- Positivdarstellung der Zeichen
Mäuse
- Externe Maus verwenden.
- Mäuse sollten der Handgröße der Benutzer*innen gerecht werden, Minimäuse sind ungeeignet.
Arbeitsplatz
Da Beschäftigte im Rahmen mobiler Arbeit stärker für die Gestaltung ihres Arbeitsplatzes verantwortlich sind, sollten den Beschäftigten Hinweise und Richtlinien für die Arbeitsplatzgestaltung an die Hand gegeben werden. Im Rahmen der Umsetzungsphase von AKTIV-kommunal wurden daher sogenannte „Beipackzettel“ entwickelt, die die Beschäftigten mit Informationen versorgen und Richtlinien an die Hand geben sollen. Zentral hierbei ist, dass alle Informationen, die an Beschäftigte ausgegeben werden, u.a. mit Sicherheitsbeauftragten der betreffenden Unternehmen sowie dem Betriebsrat abgestimmt sind. Darüber hinaus ist es wichtig, Ansprechpartner*innen zu nennen, die den Beschäftigten bei Fragen zur Verfügung stehen.
Mit der mobilen Arbeit wird die Verantwortung des Arbeits- und Gesundheitsschutzes am Arbeitsplatz größtenteils auf die Beschäftigten selbst übertragen. Folgende Tipps helfen dabei, den Arbeitsplatz ergonomisch einzurichten.
Studien zur Arbeitsplatzgestaltung zeigen, dass eine hohe Naturähnlichkeit der Arbeitsumgebung zu tendenziell höherer Zufriedenheit der Arbeitenden führt. Darunter fallen beispielsweise Temperatur- und Lichtverhältnisse, die Luftqualität und allgemein wahrnehmbare Umgebungseinflüsse (Elsbach und Pratt 2007). Bei mobiler Arbeit kann das bei der Wahl des Arbeitsortes gut berücksichtigt werden.
Arbeiten unterwegs
- Platz schaffen, auch für die Ellenbogen.
- Eine Zusatztastatur und Maus nutzen.
- Wenn möglich, an einem Tisch arbeiten (z.B. im Zug oder Hotel); das Laptop auf dem Schoß zu platzieren ist nicht gut, dadurch kann es zu Schulter- und Nackenverspannungen, sowie zu Kopfschmerzen kommen.
- Spiegelungen und Reflexionen auf dem Bildschirm vermeiden.
- Auf Mindestabstand von Augen und Bildschirm achten.
Arbeiten zu Hause
- Die „40-15-5-Regel“ einhalten: 40 Minuten sitzen, 15 stehen, 5 Minuten bewegen (z.B. beimTelefonieren). Ein Schreibtisch mit Steh- und Sitzfunktion erleichtert das.
- Auf eine natürliche Kopf- und Körperposition achten: Bildschirm, Tastatur und Schulterachse sollten in etwa parallel ausgerichtet sein. Der Bildschirm liegt so im optimalen Blickfeld und einseitige Belastungen werden vermieden.
- Den Bildschirm nicht direkt und ungeschützt ans Fenster stellen, die Blickrichtung sollte parallel zum Fenster verlaufen.
- Bei Arbeiten mit dem Laptop immer einen externen Monitor, Maus und Tastatur benutzen.
- Eine lärmfreie Arbeitsumgebung schaffen.
- Für eine ausreichend hohe Grundhelligkeit sorgen, sonst ermüden die Augen sehr schnell.
- Eher nicht mit dem Rücken zur Tür sitzen, das kann das Wohlbefinden beeinträchtigen.
- Genügend Pausen machen und nicht am Schreibtisch essen.
Beispiele aus der betrieblichen Praxis
Wer trägt die kosten für mobile Arbeitsmittel?
Ende der 1990er ging die Bundesregierung in ihrem Programm „Moderner Staat – Initiative Telearbeit“ davon aus, dass dem Arbeitgeber die Ausstattung des Arbeitsplatzes obliege (vgl. hier und im Folgenden Vogl und Nies 2013, S. 101ff). In der Mustervereinbarung heißt es daher:
„(1) Die Dienststelle stattet den Telearbeitsplatz mit den erforderlichen Arbeitsmitteln aus. Es wird ein Inventarverzeichnis erstellt. Die Kosten für Betrieb und Wartung dieser Arbeitsmittel übernimmt die Dienststelle. Die bereitgestellten Arbeitsmittel sind nach Beendigung der Telearbeit herauszugeben.
(2) Die private Nutzung der zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel ist nicht gestattet.
(3) Der Mitarbeiter stellt den Arbeitsraum und das Telefon.“
Inzwischen ist es aber üblich, dass der Arbeitgeber lediglich die technische Ausstattung und Arbeitsmittel zur Verfügung stellt, für die Einrichtung des Arbeitsplatzes und den Netzzugang müssen die Beschäftigten selbst sorgen. Hier ein Beispiel für eine entsprechende Vereinbarung aus dem Verlags- und Druckgewerbe:
„Die Ausgestaltung des Telearbeitsplatzes innerhalb der Wohnung des Mitarbeiters liegt im Ermessen des Mitarbeiters. Der Mitarbeiter ist hierbei verpflichtet, gesetzliche Bestimmungen (Arbeitssicherheit, Gesundheits- und Datenschutz) zu beachten. Weitere Arbeitsmittel (z. B. Schreibmaterialien) werden dem Mitarbeiter im üblichen Umfang durch das Unternehmen zur Verfügung gestellt. Sofern bedingt durch die Tätigkeit ein zusätzlicher Telefonanschluss benötigt wird, trägt [der Arbeitgeber] die dafür anfallenden Kosten.“
Verlags- und Druckgewerbe, 080102/203/2003
Für die Beschäftigten fallen dadurch natürlich zusätzliche Kosten an, die nicht immer berücksichtigt werden. So auch bei der Deutschen Telekom. Hier heißt es (§ 4):
„Der Arbeitgeber stellt jedem Beschäftigten, der sich am Angebot mobilen Arbeitens beteiligt, kostenfrei eine entsprechend mobile Ausstattung mit Arbeitsmitteln zur Verfügung. Für mobile working außerhalb des Betriebs findet keine Kostenerstattung z.B. für Strom- und/oder Internetanschlüsse und die Nutzung privater Räumlichkeiten statt.“
Andere Regelungen beschränken sich auf die Beteiligung an laufenden Kosten beispielsweise durch einen Pauschalbetrag von 100€ (Vogl und Nies 2013). Aber es gibt auch Fälle, in denen die Kosten übernommen werden:
„Die notwendigen Arbeits- und Kommunikationsmittel (Hardware, Software, ISDN- Anschluss, Telefon, Drucker usw.) für die häusliche Arbeitsstätte werden für die Zeit des Bestehens der häuslichen Arbeitsstätte dem Mitarbeiter kostenlos zur Verfügung gestellt. Für das Mobiliar wird dem Mitarbeiter bei Neueinrichtung einmalig ein Pauschalbetrag in Höhe von 1000,00 € zur Verfügung gestellt. Nach Ablauf von drei Jahren geht dieses in sein Eigentum über. Die Arbeitsmittel müssen den geltenden Sicherheits- und Ergonomiestandards sowie den Arbeitsschutzbestimmungen (Arbeitsschutzgesetz, Bildschirmarbeitsverordnung, Mindestnormen der EU-Richtlinie zu Bildschirmarbeitsplätzen usw.) entsprechen.«
Nachrichtentechnik/Unterhaltungs-, Automobilelektronik, 080102/199/2012
Grundsätzlich stellt mobile work hohe Anforderungen an den Datenschutz. Dies gilt es bei der Ausstattung mit Arbeitsmitteln zu bedenken. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass die entsprechenden Schutzmaßnahmen ergriffen werden können, indem er z.B. Sichtschutzfolien für Laptops bereitstellt (vgl. auch Kapitel „Datenschutz“).
Was tun, wenn die Technik versagt?
Wenn unter Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnologie gearbeitet wird, kann es zu Störungen kommen. Für diesen Fall sind Vorkehrungen zu treffen. Folgende Regelung kommt z.B. nach dem Telearbeits-Tarifvertrag der Telekom zur Anwendung: Im Fall von Systemstörungen muss der Beschäftigte die Störung unmittelbar und unverzüglich dem Arbeitgeber melden und das weitere Vorgehen abstimmen. Wenn die technische Störung dazu führt, dass die Arbeitsleistung im Rahmen des mobilen Arbeitens nicht erbracht werden kann, kann der Arbeitgeber fordern, dass die Arbeitsleistung im Betrieb erbracht wird. Hier gilt es Regelungen für Beschäftigte zu treffen, die lange Anfahrtswege haben. Grundsätzlich ist zu klären, wer im Fall von technischen Störungen das Gehaltsrisiko trägt und wie Risiken zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer*innen verteilt sind. Beschäftigte sind vor Beginn der Teilnahme an mobile work über die geltende Regelung zu informieren.
Folgender Text ist ein Beispiel für einen „Beipackzettel“ zum Thema Arbeitsplatz:
Literaturhinweise
- Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) (Hg.) (2018): Arbeitsstättenverordnung. Bonn. Online verfügbar unter http://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/PDF-Publikationen/A225-arbeitsstaettenverordnung.pdf? blob=publicationFile, zuletzt geprüft am 02.05.2018.
- BTQ Kassel (2014): Den Arbeitsplatz einrichten und ergonomisch sitzen im Büro, zu Hause und unterwegs. Online verfügbar unter http://www.ergo- online.de/site.aspx?url=html/grundkurs_bueroalltag/arbeitsplatz_einrichten.htm (05.07.2018)
- DGUV (2015): Einsatz mobiler Informations- und Kommunikationstechnologie an Arbeitsplätzen. Technische Rahmenbedingungen (DGUV Information, 211-040). Online verfügbar unter http://publikationen.dguv.de/dguv/pdf/10002/211-040.pdf.
- Elsbach, Kimberly D.; Pratt, Michael G. (2007): The Physical Environment in Organizations. In: The Academy of Management Annals 1 (1), S. 181–224.
- Ergotopia (2015): Die 144 besten Tipps für mehr Gesundheit, Produktivität & Ergonomie am Arbeitsplatz. Online verfügbar unter https://www.ergotopia.de/blog/tipps-ergonomie- am-arbeitsplatz (05.07.2018)
- Vogl, Gerlinde; Nies, Gerd (2013): Mobile Arbeit. Betriebs- und Dienstvereinbarungen. Analyse und Handlungsempfehlungen. Frankfurt am Main: Bund-Verlag.