Bei der Entwicklung innovativer Arbeitsmodelle hat man es mit einem unstrukturierten Problem zu tun. Dies bedeutet, dass es kein mustergültiges Vorgehen gibt. So herrscht anfangs viel Unsicherheit bezüglich der Ausgangslage, der anzuwendenden Methodik, möglicher Beschränkungen und des Zielmodells.
Um Arbeit zu flexibilisieren bedarf es nicht nur Kenntnisse über das Umfeld, sondern insbesondere über die spezifischen betrieblichen Gegebenheiten zum Thema Flexibilisierung. Daher ist zunächst eine Anforderungsanalyse unumgänglich.
Im zweiten Schritt muss das Problem definiert und die damit verknüpften Bedürfnisse der Betroffenen verstanden werden. Im Design Thinking spricht man in diesem Zusammenhang von der Herausforderung bzw. der Design Challenge. Ist die zu lösende Aufgabe klar formuliert, muss sie nun im Gesamtkontext betrachtet werden. Dazu werden die Arbeitsmodelle hinsichtlich Inhalt und Organisation sowie Arbeitszeit und -ort in Bezug auf den derzeitigen Stand sowie ihrer voraussichtlichen, zukünftigen Entwicklung diskutiert.
Im dritten Schritt geht es darum, zentrale Stellschrauben zu identifizieren, sowohl feste als auch veränderbare. Sie können dazu genutzt werden, neue Arbeitssituationen bewusst zu designen. Zweck dieser Auseinandersetzung ist eine realistische Abschätzung der Möglichkeiten sowie eine erste Zieldefinition.